Vertrieb
Proforma-Rechnungen
Wie das experimentelle QuoteNode-Proforma-Rechnungsmodul nach Annahme eines Angebots funktioniert.
Proforma-Rechnungen
Das Proforma-Rechnungsmodul ist während der Beta experimentell. Verwenden Sie es nur nach Prüfung des generierten Dokuments gegen Ihre lokalen rechtlichen, steuerlichen, buchhalterischen und kundenkommunikativen Anforderungen.
Eine QuoteNode-Proforma ist ein operatives Zahlungsaufforderungsdokument, das aus einem akzeptierten Angebots-Snapshot erstellt wird. Sie ist keine Steuerrechnung, USt-Rechnung, fiskalisches Dokument oder Buchhaltungssystem-Ersatz.
Wann Sie es verwenden
Verwenden Sie eine Proforma-Rechnung, wenn der Kunde ein Angebot angenommen hat und Sie eine formale Zahlungsaufforderung vor der Endrechnung oder dem Lieferprozess benötigen.
Typische Anwendungsfälle:
- Vorauszahlungsaufforderungen,
- Anzahlungsaufforderungen,
- interne Übergabe vor der Endfakturierung,
- kundenseitige Zahlungsanweisungen, die an ein akzeptiertes Angebot gebunden sind.
Was es als Quelle verwendet
Proformas werden aus dem akzeptierten Angebots-Snapshot generiert, nicht aus dem aktuellen veränderbaren Produktkatalog.
Das bedeutet, das generierte Dokument kann beibehalten:
- Kunden- und Kontaktkontext,
- Quellenangebotsnummer,
- akzeptierte Positionen,
- Summen und Währung,
- Zahlungsreferenz,
- ausgewählte Zahlungsbedingungen,
- für die Angebotswährung konfigurierte Bankverbindung.
Grundlegender Workflow
- Öffnen Sie ein akzeptiertes Angebot.
- Öffnen Sie den Proforma-Abschnitt im Angebotsdetail-Workflow.
- Wählen Sie Zahlungsbedingungen oder geben Sie benutzerdefinierten Zahlungstext ein.
- Geben Sie optional ein Lieferdatum an.
- Generieren Sie die Proforma.
- Laden Sie das PDF herunter und prüfen Sie es vor dem Teilen.
- Markieren Sie die Proforma als bezahlt oder storniert, wenn sich der operative Status ändert.
Nichts wird automatisch im Hintergrund generiert. Der Betreiber entscheidet, wann eine Proforma erstellt werden soll.
Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen
Der Proforma-Generator kann konfigurierte Zahlungsbedingungs-Voreinstellungen und Verkäufer-Bankkonten verwenden. Die Bankkontoauswahl folgt nach Möglichkeit der Angebotswährung.
Bevor Sie eine Proforma an einen Kunden senden, verifizieren Sie:
- die Bankverbindung,
- die Zahlungsreferenz,
- das Zahlungsziel,
- die Währung,
- die Summen,
- den rechtlichen Wortlaut,
- ob das Dokument in Ihrer Gerichtsbarkeit zulässig ist.
Status
Eine Proforma kann ausgestellt, als bezahlt markiert oder storniert werden. Statusänderungen sind nur operative Nachverfolgung. Sie buchen keine Buchhaltungsposten und ersetzen keinen externen Rechnungs- oder Buchhaltungsworkflow.
Beta-Warnung
Behandeln Sie dieses Modul als experimentell.
Verlassen Sie sich nicht auf QuoteNode-Proformas als offizielle Steuer- oder Buchhaltungsdokumente, es sei denn, Ihr Steuerberater, Rechtsberater und lokale Vorschriften bestätigen, dass Ihr spezifischer Anwendungsfall zulässig ist. Halten Sie Ihr Buchhaltungssystem als Quelle der Wahrheit für Endrechnungen und fiskalische Aufzeichnungen.