Daten aus Excel und CSV importieren

QuoteNode bietet einen geführten Import-Assistenten zum Laden von Produktkatalogdaten aus Excel- (.xlsx) oder CSV-Dateien (.csv). Das System stellt herunterladbare Vorlagen mit Beispieldaten und Anleitungen bereit.

Importvorlage herunterladen

Bevor Sie Ihre Daten vorbereiten, laden Sie die offizielle Vorlage herunter:

1. Wechseln Sie zu Products > Import
2. Klicken Sie auf Download Template
3. Wählen Sie Template with examples oder Empty template

Die Vorlage enthält:

• eine Kopfzeile mit allen unterstützten Spaltennamen,
• ein Anleitungsblatt, das jedes Feld erklärt,
• Beispielzeilen mit korrekt formatierten Werten,
• Pflichtfelder, die mit einem Stern (*) markiert sind.

Spalten der Vorlage

Spalte	Erforderlich	Beschreibung
SKU		Produktkennzeichen. Wird automatisch erzeugt, wenn es leer bleibt.
NAME	*	Produktname — sichtbar in Angeboten und PDFs.
UNIT_PRICE	*	Netto-Einzelpreis. Verwenden Sie einen Punkt als Dezimaltrennzeichen, z. B. 149.99.
UNIT_PRICE_GROSS		Brutto-Einzelpreis. Falls gesetzt, hat er Vorrang bei Brutto-first-Berechnungen.
VAT_RATE		Mehrwertsteuersatz (0, 5, 8, 23). Standardmäßig wird der Default-MwSt.-Satz des Tenants verwendet.
UNIT		Maßeinheit: pcs, kg, h, m, m2, m3, l, set. Standardwert ist pcs.
GROUP_NAME		Name der Produktgruppe/Kategorie. Gruppen werden automatisch angelegt, falls sie noch nicht existieren.
DESCRIPTION_SHORT		Kurzbeschreibung in Angebotspositionen.
DESCRIPTION_LONG		Detaillierte Beschreibung für Produktdetailansichten.
WEIGHT_KG		Produktgewicht in Kilogramm (für Versandberechnungen).
MIN_QUANTITY		Mindestbestellmenge.
QUANTITY_STEP		Mengenschritt, z. B. 0.5 für halbe Einheiten.
STATUS		active oder inactive (auch 1/0, yes/no werden akzeptiert).
REFERENCE_URL		Externer Link zu Produktspezifikationen (http/https).
IMAGE_URL		URL des Produktbilds. Unterstützte Formate: jpg, png, webp, gif, svg. Max. 10 MB.
NOTES		Interne Notizen (für Kunden nicht sichtbar).

Zusätzliche Spalten in Ihrer Datei werden ignoriert — Sie müssen sie nicht entfernen.

Der Import-Workflow

Schritt 1 — Datei hochladen

Ziehen Sie Ihre Excel- oder CSV-Datei per Drag-and-Drop hinein oder wählen Sie sie über den Dateidialog aus. Maximale Dateigröße: 10 MB. Maximale Zeilenanzahl: 5.000.

Für CSV-Dateien erkennt das System Trennzeichen (Komma, Semikolon oder Tab) und Zeichensatz automatisch.

Schritt 2 — Spaltenzuordnung

Das System analysiert die Kopfzeilen Ihrer Datei und ordnet Spalten automatisch den QuoteNode-Feldern zu. Überprüfen Sie die Zuordnung und passen Sie sie bei Bedarf an:

• jede Quellspalte kann genau einem Zielfeld zugeordnet werden,
• nicht zugeordnete Spalten werden ignoriert,
• Pflichtfelder müssen zugeordnet sein, bevor Sie fortfahren können.

Sie können die Spaltenzuordnung als benannte Vorlage speichern. Das ist nützlich, wenn Sie regelmäßig aus demselben ERP oder Lieferantenformat importieren.

Schritt 3 — Dry Run

Vor dem eigentlichen Import validiert das System Ihre Daten:

• Pflichtfeldprüfung (NAME, UNIT_PRICE),
• Formatvalidierung (numerische Preise, gültige URLs, erkannte Einheiten),
• Duplikaterkennung (über SKU gegen den bestehenden Katalog),
• Vorschau der ersten 20 Zeilen mit markierten Problemen.

Während des Dry Runs wird nichts in die Datenbank geschrieben. Prüfen Sie den Validierungsbericht und korrigieren Sie bei Bedarf Ihre Quelldatei.

Schritt 4 — Import ausführen

Klicken Sie auf Import, um die validierten Daten zu übernehmen:

• neue Produkte werden für unbekannte SKUs angelegt,
• bestehende Produkte (über SKU erkannt) werden aktualisiert,
• Produktgruppen werden automatisch angelegt, wenn GROUP_NAME darauf verweist,
• Bilder werden von URLs heruntergeladen und lokal gespeichert.

Ein Fortschrittsindikator zeigt den Importstatus. Nach Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung: importierte Zeilen, aktualisierte Zeilen, übersprungene Zeilen und eventuelle Fehler.

Produktbilder importieren

Produktbilder lassen sich auf zwei Wegen importieren.

Über URL in der Vorlage

Fügen Sie eine IMAGE_URL-Spalte mit HTTP/HTTPS-Links zu Produktbildern hinzu. Das System lädt jedes Bild während des Imports herunter.

Über ZIP-Upload (Media-Import)

Für größere Kataloge laden Sie ein ZIP-Archiv mit Produktbildern hoch:

1. Wechseln Sie zu Products > Import > Media Import
2. Laden Sie eine ZIP-Datei hoch (max. 500 Dateien)
3. Benennen Sie jede Datei mit der SKU des Produkts, z. B. PRD-001.jpg
4. Das System ordnet Dateien per SKU den Produkten zu

Eine Dry-Run-Vorschau zeigt, welche Dateien zugeordnet wurden, welche übersprungen wurden und wo Fehler aufgetreten sind.

Mapping-Vorlagen

Wenn Sie regelmäßig aus demselben Quellformat importieren:

1. Klicken Sie in Schritt 2 (Spaltenzuordnung) auf Save Mapping Template
2. Geben Sie der Vorlage einen Namen (z. B. „ERP Export“ oder „Lieferant X“)
3. Wählen Sie diese Vorlage bei künftigen Importen aus, um die Zuordnung automatisch zu übernehmen

Mapping-Vorlagen werden tenant-spezifisch gespeichert und können als Standard markiert werden.

Hinweise

• Mit der offiziellen Vorlage beginnen — das reduziert Probleme mit Spaltennamen und Formatierung.
• Dry Run verwenden — insbesondere bei größeren Importen immer vor dem eigentlichen Schreiben validieren.
• SKU konsistent halten — erneute Importe aktualisieren bestehende Produkte, statt Duplikate anzulegen.
• Gruppennamen konsistent halten — so bleibt die Kategorisierung sauber.
• UTF-8 verwenden — bei CSV-Dateien mit Sonderzeichen auf korrekten Zeichensatz achten.