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Proformas
Como funciona el modulo experimental de proformas de QuoteNode despues de que una oferta es aceptada.
Proformas
El modulo de proformas es experimental durante la beta. Usalo solo despues de revisar el documento generado contra tus requisitos locales legales, fiscales, contables y de comunicacion con el cliente.
Una proforma de QuoteNode es un documento operativo de solicitud de pago creado a partir de un snapshot de oferta aceptada. No es una factura fiscal, factura de IVA, documento fiscal ni un sustituto del sistema contable.
Cuando usarlo
Usa una proforma cuando el cliente ha aceptado una oferta y necesitas una solicitud de pago formal antes de la factura final o el proceso de entrega.
Casos de uso tipicos:
- solicitudes de pago por adelantado,
- solicitudes de deposito,
- entrega interna antes de la facturacion final,
- instrucciones de pago orientadas al cliente vinculadas a una oferta aceptada.
De que usa como fuente
Las proformas se generan a partir del snapshot de la oferta aceptada, no del catalogo de productos mutable actual.
Eso significa que el documento generado puede preservar:
- contexto de cliente y contacto,
- numero de oferta origen,
- lineas aceptadas,
- totales y moneda,
- referencia de pago,
- terminos de pago seleccionados,
- datos bancarios configurados para la moneda de la oferta.
Flujo de trabajo basico
- Abre una oferta aceptada.
- Abre la seccion de proforma en el flujo de trabajo de detalle de la oferta.
- Elige terminos de pago o introduce texto de pago personalizado.
- Opcionalmente proporciona una fecha de suministro.
- Genera la proforma.
- Descarga el PDF y revisalo antes de compartirlo.
- Marca la proforma como pagada o cancelada cuando cambie el estado operativo.
Nada se genera automaticamente en segundo plano. El operador decide cuando debe crearse una proforma.
Terminos de pago y datos bancarios
El generador de proformas puede usar presets de terminos de pago configurados y cuentas bancarias del vendedor. La seleccion de cuenta bancaria sigue la moneda de la oferta cuando es posible.
Antes de enviar una proforma a un cliente, verifica:
- la cuenta bancaria,
- la referencia de pago,
- la fecha de vencimiento del pago,
- la moneda,
- los totales,
- la redaccion legal,
- si el documento esta permitido en tu jurisdiccion.
Estados
Una proforma puede ser emitida, marcada como pagada o cancelada. Los cambios de estado son solo seguimiento operativo. No registran asientos contables ni sustituyen un flujo de trabajo externo de facturacion o contabilidad.
Advertencia de beta
Trata este modulo como experimental.
No dependas de las proformas de QuoteNode como documentos oficiales fiscales o contables a menos que tu contable, asesor legal y regulaciones locales confirmen que tu uso especifico es aceptable. Manten tu sistema contable como la fuente de verdad para las facturas finales y los registros fiscales.