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Fatture proforma
Come funziona il modulo fattura proforma sperimentale di QuoteNode dopo che un'offerta e stata accettata.
Fatture proforma
Il modulo fattura proforma e sperimentale durante la beta. Usalo solo dopo aver rivisto il documento generato rispetto ai tuoi requisiti locali legali, fiscali, contabili e di comunicazione con il cliente.
Una proforma di QuoteNode e un documento operativo di richiesta pagamento creato dallo snapshot di un’offerta accettata. Non e una fattura fiscale, una fattura VAT, un documento fiscale o un sostituto del sistema contabile.
Quando usarlo
Usa una fattura proforma quando il cliente ha accettato un’offerta e hai bisogno di un documento formale di richiesta pagamento prima della fattura finale o del processo di consegna.
Casi d’uso tipici:
- richieste di pagamento anticipato,
- richieste di acconto,
- handoff interno prima della fatturazione finale,
- istruzioni di pagamento rivolte al cliente collegate a un’offerta accettata.
Cosa usa come sorgente
Le proforme sono generate dallo snapshot dell’offerta accettata, non dal catalogo prodotti attuale e mutabile.
Cio significa che il documento generato puo preservare:
- contesto cliente e contatto,
- numero offerta sorgente,
- righe accettate,
- totali e valuta,
- riferimento pagamento,
- termini di pagamento selezionati,
- coordinate bancarie configurate per la valuta dell’offerta.
Workflow di base
- Apri un’offerta accettata.
- Apri la sezione proforma nel workflow di dettaglio dell’offerta.
- Scegli i termini di pagamento o inserisci testo di pagamento personalizzato.
- Fornisci opzionalmente una data di fornitura.
- Genera la proforma.
- Scarica il PDF e rivistilo prima di condividerlo.
- Segna la proforma come pagata o annullata quando lo stato operativo cambia.
Nulla viene generato automaticamente in background. L’operatore decide quando una proforma dovrebbe essere creata.
Termini di pagamento e coordinate bancarie
Il generatore di proforme puo usare preset di termini di pagamento configurati e conti bancari del venditore. La selezione del conto bancario segue la valuta dell’offerta quando possibile.
Prima di inviare una proforma a un cliente, verifica:
- il conto bancario,
- il riferimento pagamento,
- la data di scadenza pagamento,
- la valuta,
- i totali,
- la formulazione legale,
- se il documento e consentito nella tua giurisdizione.
Stati
Una proforma puo essere emessa, segnata come pagata o annullata. I cambi di stato sono solo tracciamento operativo. Non registrano voci contabili e non sostituiscono un workflow di fatturazione o contabilita esterno.
Avviso beta
Tratta questo modulo come sperimentale.
Non fare affidamento sulle proforme di QuoteNode come documenti ufficiali fiscali o contabili a meno che il tuo commercialista, consulente legale e le normative locali non confermino che il tuo uso specifico e accettabile. Mantieni il tuo sistema contabile come fonte di verita per le fatture finali e i registri fiscali.