Vertriebs-Workflows

Wie man ein Angebot erstellt

Wie QuoteNode reale Angebotsprozesse unterstützt — von Kundenauswahl und Preislistenkontext bis zu Abschnitten, Versand, PDF-Ausgabe und öffentlichem Teilen.

Ein Angebot erstellen

Der Angebotseditor von QuoteNode ist mehr als ein Formular mit Positionen. Er ist das operative Zentrum, in dem Kundenkontext, Katalogpreise, Vorlagenwahl, Lieferung und Freigabe zusammenlaufen.

Dieser Leitfaden beschreibt den tatsächlichen Workflow, den die Anwendung heute unterstützt.

Mit dem richtigen Einstiegspunkt beginnen

Es gibt zwei typische Wege, den Prozess zu starten:

einen neuen Entwurf aus Offers heraus beginnen,
aus einem ausgewählten Preislisten-Workflow starten, wenn der Preiskontext bereits feststeht.

Der zweite Pfad ist wichtig, weil QuoteNode den Katalogkontext bewahren kann, wenn ein Angebot aus einer Preislistenansicht heraus entsteht. Das reduziert Kontextwechsel und macht den kaufmännischen Rahmen vom ersten Schritt an klarer.

Schritt 1 - Zielgruppe wählen

Der Editor unterstützt mehr als das einfache Modell „einen Kunden auswählen“.

Sie können ein Angebot vorbereiten für:

einen konkreten bestehenden Kunden,
einen neu inline angelegten Kunden,
einen offenen Empfänger-Workflow, wenn das Angebot im Entwurfsstadium noch nicht an einen einzelnen Kunden gebunden ist.

Für kundenspezifische Angebote können Sie in QuoteNode nach Firma, Kontakt oder steuerlichen Kennzeichen suchen. Falls nötig, lässt sich der Kunde auch anlegen, ohne den Angebotsfluss zu verlassen.

Schritt 2 - Kontakt und Gültigkeit festlegen

Sobald der Kunde ausgewählt ist, wählen Sie die Kontaktperson, die im kaufmännischen Kontext des Angebots erscheinen soll.

Das ist nützlich, wenn:

ein Unternehmen mehrere Stakeholder hat,
ein Vertriebsmitarbeiter das Dokument korrekt adressieren möchte,
öffentlicher Link und E-Mail eindeutig zum vorgesehenen Empfänger passen sollen.

In diesem Schritt legen Sie außerdem fest:

das Gültigkeitsdatum,
interne Notizen für das Team.

Interne Notizen sind nicht kundenorientiert. Sie erscheinen weder in E-Mails noch in PDFs oder öffentlichen Links.

Schritt 3 - Kaufmännische Standardwerte für den Entwurf setzen

Bevor Positionen hinzugefügt werden, konfigurieren Sie die kaufmännische Basis des Dokuments.

QuoteNode unterstützt:

Angebotswährung,
Preisanzeigemodus,
globalen prozentualen Rabatt oder festen Rabattbetrag,
Auswahl einer Vorlagenfamilie,
Versandansatz.

Das ist wichtig, weil QuoteNode nicht nur Positionszeilen sammelt. Es bereitet ein kaufmännisches Dokument für Kunden vor, das unter Umständen einen anderen Preismodus, eine andere Vorlagenfamilie oder eine andere Lieferpolitik benötigt als die Workspace-Standardeinstellung.

Schritt 4 - Positionen aus dem Katalog hinzufügen

Bei den meisten Angeboten stammt der Kern des Dokuments aus dem Produktkatalog.

Wenn Sie ein Katalogprodukt hinzufügen, kann QuoteNode übernehmen:

Produktname,
SKU,
Beschreibung,
Einheit,
MwSt.-Kontext,
Bilder, sofern konfiguriert,
Preise, die bereits durch Katalog- und Kundenlogik angepasst wurden.

Wenn der Entwurf aus einem Preislistenkontext heraus gestartet wurde, kann dieser kaufmännische Rahmen im Editor sichtbar bleiben.

Schritt 5 - Bei Bedarf freie Positionen ergänzen

Nicht jede Angebotsposition gehört in den wiederverwendbaren Katalog.

QuoteNode unterstützt freie Positionen für:

einmalige Dienstleistungen,
temporäre Deliverables,
individuelle Arbeiten,
kaufmännisch einmalige Positionen, die nicht sofort zu Standardprodukten werden sollen.

So kann das Team in einem einzigen Angebots-Workflow bleiben, ohne vorher den Katalog aufräumen zu müssen.

Schritt 6 - Bundles für wiederkehrende Pakete verwenden

QuoteNode unterstützt außerdem Bundles.

Bundles sind sinnvoll, wenn ein wiederkehrendes kaufmännisches Paket mehrere Produkte in einem Schritt hinzufügen soll. Statt jede Komponente einzeln zu suchen und einzufügen, kann der Operator das Bundle auflösen und alle enthaltenen Positionen gemeinsam in den Entwurf übernehmen.

Das ist besonders hilfreich für Starter-Pakete, Standard-Servicepakete oder häufig wiederkehrende Kombinationen aus Hardware- und Servicepositionen.

Schritt 7 - Das Angebot mit Abschnitten strukturieren

Angebote lassen sich in Abschnitte gliedern, statt als eine flache Positionsliste dargestellt zu werden.

Das ist nützlich, um:

Hardware von Dienstleistungen zu trennen,
Implementierung und laufenden Support auseinanderzuhalten,
optionale Positionen oder Add-ons zu gruppieren,
längere technische Angebote lesbar zu halten.

Abschnitte helfen auch später, weil sie beeinflussen, wie Kunden das Dokument in PDFs und in der öffentlichen Ansicht erleben.

Schritt 8 - Summen, Rabatte und Lieferung prüfen

QuoteNode unterstützt sowohl Anpassungen auf Positionsebene als auch auf Entwurfsebene.

Während der Prüfung kann der Operator arbeiten mit:

Mengen und Überschreibungen pro Position,
positionsbezogenen Rabatten,
globalem Entwurfsrabatt,
Versandpolitik,
berechneten Versandoptionen für gespeicherte Entwürfe.

Versand wird nicht als nachträglicher Zusatz behandelt. Das Produkt unterstützt sowohl Standard-Lieferpolitiken als auch berechnete Optionen, wenn die Positionsdaten das erlauben.

Schritt 9 - Speichern, prüfen und die kundenseitige Ausgabe vorbereiten

Sobald der Entwurf kaufmännisch korrekt ist, speichern Sie ihn und wechseln in die Vorbereitung der kundenseitigen Ausgabe.

Von dort aus unterstützt QuoteNode:

PDF-Generierung,
öffentliche Links,
E-Mail-Versand aus der App, wenn SMTP konfiguriert ist.

Die zuvor gewählte Vorlagenfamilie und die Dokumenteinstellungen wirken sich jetzt direkt darauf aus, was der Kunde sieht.

Öffentliche Links und No-Email-Modus

QuoteNode kann auch dann sinnvoll arbeiten, wenn die E-Mail-Zustellung im Workspace bewusst deaktiviert ist.

In diesem Modus kann der Operator weiterhin:

einen öffentlichen Link erzeugen,
ein PDF generieren,
teilbare Inhalte kopieren,
ein Angebot erst dann als gesendet markieren, wenn es tatsächlich außerhalb der App weitergegeben wurde.

Das ist wichtig für Teams, die Angebotsprozesse bereits benötigen, bevor SMTP freigegeben ist, oder die Angebote bewusst über andere Kanäle teilen.

Was passiert, wenn das Angebot versendet wird

Sobald ein Angebot versendet wird, erstellt QuoteNode einen unveränderlichen Snapshot des Dokumentzustands, der für die kundenseitige Ausgabe und das Lifecycle-Tracking verwendet wird.

Dieser Snapshot hält fest, was in diesem Moment tatsächlich angeboten wurde, einschließlich Preis- und Präsentationskontext. Er bildet die Grundlage für spätere PDF-Ausgabe, Auditierbarkeit und Lebenszyklus-Historie.

Wiederverwendungs-Workflows nach dem ersten Entwurf

Die Angebotserstellung endet nicht bei „neuer Entwurf“.

QuoteNode unterstützt auch Wiederverwendungsmuster wie:

Klonen,
als Vorlage nutzen,
Gültigkeit über einen neuen Entwurf verlängern,
aus dem aktuellen Katalog erneuern,
Konflikte bei Verlängerungen auflösen, wenn ein zuvor angebotenes Katalogprodukt nicht mehr sicher erneuert werden kann.

Gerade diese Abläufe sind wichtig, weil wiederholtes Angebotserstellen in der Praxis den größten operativen Geschwindigkeitsgewinn bringt.