Vertriebs-Workflows

Wie man ein Angebot erstellt

Wie QuoteNode reale Angebotserstellungs-Workflows handhabt, von Kundenauswahl und Katalogkontext bis zu Abschnitten, Versand, PDF-Ausgabe, öffentlichem Teilen und akzeptiertem-Angebot-Follow-up.

Ein Angebot erstellen

QuoteNodes Angebotsersteller ist mehr als ein Formular mit Positionen. Er ist das operative Zentrum, in dem Kundenkontext, Katalogpreise, Vorlagenwahl, Versand und Teilen zusammenlaufen.

Dieser Leitfaden erklärt den Workflow, den die Anwendung heute unterstützt.

Mit dem richtigen Einstiegspunkt beginnen

Es gibt zwei typische Wege, den Prozess zu starten:

einen neuen Entwurf aus Angebote heraus beginnen,
aus einem ausgewählten Preislisten-Workflow starten, wenn der Preiskontext bereits feststeht.

Der zweite Pfad ist wichtig, weil QuoteNode den Katalogkontext bewahren kann, wenn ein Angebot aus einer Preislisten-Oberfläche entsteht. Das reduziert Kontextwechsel und macht den kommerziellen Rahmen vom ersten Schritt an klarer.

Schritt 1 - Zielgruppe wählen

Der Ersteller unterstützt mehr als das einfache Modell „einen Kunden auswählen“.

Sie können ein Angebot vorbereiten für:

einen konkreten bestehenden Kunden,
einen neu inline angelegten Kunden,
einen offenen Empfänger-Workflow, wenn das Angebot im Entwurfsstadium noch nicht an einen einzelnen Kunden gebunden ist.

Für kundenspezifische Angebote können Sie in QuoteNode nach Firma, Kontakt oder Steuerkennzeichen suchen. Falls nötig, lässt sich der Kunde auch anlegen, ohne den Angebotsfluss zu verlassen.

Schritt 2 - Kontakt und Gültigkeit festlegen

Sobald der Kunde ausgewählt ist, wählen Sie die Kontaktperson, die im kommerziellen Kontext des Angebots erscheinen soll.

Das ist nützlich, wenn:

ein Unternehmen mehrere Stakeholder hat,
ein Vertriebsmitarbeiter das Dokument korrekt adressieren möchte,
öffentlicher Link und E-Mail eindeutig zum vorgesehenen Empfänger passen sollen.

In diesem Schritt legen Sie außerdem fest:

Gültigkeitsdatum,
interne Notizen für das Team.

Interne Notizen sind nicht kundenseitig. Sie erscheinen weder in E-Mails noch in PDFs oder öffentlichen Links.

Schritt 3 - Kaufmännische Standardwerte für den Entwurf setzen

Bevor Positionen hinzugefügt werden, konfigurieren Sie die kommerzielle Basis des Dokuments.

QuoteNode unterstützt:

Angebotswährung,
Preisanzeigemodus,
globalen prozentualen Rabatt oder festen Rabattbetrag,
Auswahl einer Vorlagenfamilie,
Versandansatz.

Das ist wichtig, weil QuoteNode nicht nur Positionszeilen sammelt. Es bereitet ein kundenseitiges kommerzielles Artefakt vor, das unter Umständen einen anderen Preismodus, eine andere Vorlagenfamilie oder eine andere Lieferpolitik als den Workspace-Standard benötigt.

Schritt 4 - Positionen aus dem Katalog hinzufügen

Bei den meisten Angeboten stammt der Kern des Dokuments aus dem Produktkatalog.

Wenn Sie ein Katalogprodukt hinzufügen, kann QuoteNode übernehmen:

Produktname,
SKU,
Beschreibung,
Einheit,
MwSt.-Kontext,
Bilder, sofern konfiguriert,
Preise, die bereits durch Katalog- und Kundenlogik angepasst wurden.

Wenn der Entwurf aus einem Preislistenkontext heraus gestartet wurde, kann dieser kommerzielle Rahmen im Ersteller sichtbar bleiben.

Schritt 5 - Bei Bedarf freie Positionen ergänzen

Nicht jede Angebotsposition gehört in den wiederverwendbaren Katalog.

QuoteNode unterstützt freie Positionen für:

einmalige Dienstleistungen,
temporäre Deliverables,
individuelle Arbeiten,
kommerziell einmalige Positionen, die nicht sofort zu Standardprodukten werden sollen.

So kann das Team in einem einzigen Entwurfs-Workflow bleiben, ohne vorher den Katalog aufräumen zu müssen.

Schritt 6 - Bundles für wiederkehrende Pakete verwenden

QuoteNode unterstützt außerdem Bundles.

Bundles sind sinnvoll, wenn ein wiederkehrendes kommerzielles Paket mehrere Produkte in einem Schritt hinzufügen soll. Statt jede Komponente einzeln zu suchen und einzufügen, kann der Betreiber das Bundle auflösen und alle enthaltenen Positionen gemeinsam in den Entwurf übernehmen.

Schritt 7 - Das Angebot mit Abschnitten strukturieren

Angebote lassen sich in Abschnitte gliedern, statt als eine flache Positionsliste dargestellt zu werden.

Das ist nützlich, um:

Equipment von Dienstleistungen zu trennen,
Implementierung und laufenden Support auseinanderzuhalten,
optionale Positionen oder Add-ons zu gruppieren,
längere technische Angebote lesbar zu halten.

Abschnitte helfen auch später, weil sie beeinflussen, wie Kunden das Dokument in PDFs und in der öffentlichen Ansicht erleben.

Schritt 8 - Summen, Rabatte und Versand prüfen

QuoteNode unterstützt sowohl Anpassungen auf Positionsebene als auch auf Entwurfsebene.

Während der Prüfung kann der Betreiber arbeiten mit:

Mengen und Überschreibungen pro Position,
positionsbezogenen Rabatten,
globalem Entwurfsrabatt,
Versandpolitik,
berechneten Versandoptionen für gespeicherte Entwürfe.

Versand wird nicht als nachträglicher Zusatz behandelt. Das Produkt unterstützt sowohl Standard-Lieferpolitiken als auch berechnete Optionen, wenn die Positionsdaten das erlauben.

Schritt 9 - Speichern, prüfen und die kundenseitige Ausgabe vorbereiten

Sobald der Entwurf kommerziell korrekt ist, speichern Sie ihn und wechseln in die Vorbereitung der kundenseitigen Ausgabe.

Von dort aus unterstützt QuoteNode:

PDF-Generierung,
öffentliche Link-Generierung,
E-Mail-Versand aus der App, wenn SMTP konfiguriert ist.

Die zuvor gewählte Vorlagenfamilie und die Dokumenteinstellungen wirken sich jetzt direkt darauf aus, was der Kunde sieht.

Öffentliche Links und No-Email-Modus

QuoteNode kann auch dann sinnvoll arbeiten, wenn die Workspace-E-Mail-Zustellung absichtlich deaktiviert ist.

In diesem Modus kann der Betreiber weiterhin:

einen öffentlichen Link erzeugen,
ein PDF generieren,
teilbare Inhalte kopieren,
ein Angebot erst dann als gesendet markieren, wenn es tatsächlich außerhalb der App weitergegeben wurde.

Der Link muss auf eine Adresse zeigen, die der Kunde erreichen kann. localhost funktioniert nur auf demselben Gerät, LAN-Adressen funktionieren nur innerhalb dieses Netzwerks oder VPNs, und externe Kunden erfordern eine öffentliche Domain mit HTTPS.

Siehe Installation Troubleshooting für bereitstellungsbezogene Link-Probleme.

Was passiert, wenn das Angebot versendet wird

Sobald ein Angebot gesendet wird, erstellt QuoteNode einen unveränderlichen Snapshot des Dokumentzustands, der für die kundenseitige Ausgabe und das Lebenszyklus-Tracking verwendet wird.

Dieser Snapshot hält fest, was in diesem Moment tatsächlich angeboten wurde, einschließlich Preis- und Präsentationskontext. Er bildet die Grundlage für spätere PDF-Ausgabe, Auditierbarkeit und Angebotslebenszyklus-Historie.

Was passiert nach Annahme

Ein akzeptiertes Angebot kann die Quelle für operative Follow-up-Dokumente werden.

Je nach aktivierten Features und Berechtigungen kann der Angebotsdetail-Workflow unterstützen:

Auftragsbestätigungs-Generierung,
Lieferanten-Bestellvorbereitung,
experimentelle Proforma-Rechnungs-Generierung.

Proforma-Rechnungen sollten während der Beta vorsichtig verwendet werden. Sie sind operative Zahlungsaufforderungsdokumente, keine Buchhaltungs- oder Steuerrechnungen, und müssen vor Kundennutzung gegen lokale Anforderungen geprüft werden.

Angebote mit Workflow verknüpfen

Angebote können auch in den Vertriebsworkflow verknüpft werden.

Ein Deal kann verwandte Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Proformas, Zahlungen und Aufgaben sammeln. Das gibt Teams eine Pipeline-Ebene-Sicht darauf, was um das Angebot herum passiert, anstatt das Angebot als isoliertes Dokument zu behandeln.

Verwandte Workflow-Guides:

Wiederverwendungs-Workflows nach dem ersten Entwurf

Die Angebotserstellung endet nicht bei „neuer Entwurf“.

QuoteNode unterstützt auch Wiederverwendungsmuster wie:

Klonen,
als Vorlage nutzen,
Gültigkeit über einen neuen Entwurf verlängern,
aus dem aktuellen Katalog erneuern,
Verlängerungskonflikte auflösen, wenn ein zuvor angebotenes Katalogprodukt nicht mehr sicher erneuert werden kann.

Diese Abläufe sind wichtig, weil wiederholte Angebotserstellung in der Praxis den größten operativen Geschwindigkeitsgewinn bringt.