Sprzedaż
Faktury proforma
Jak działa eksperymentalny moduł faktur proforma QuoteNode po zaakceptowaniu oferty.
Faktury proforma
Moduł faktur proforma ma status eksperymentalny w trakcie wersji beta. Używaj go wyłącznie po zweryfikowaniu wygenerowanego dokumentu pod kątem lokalnych wymagań prawnych, podatkowych, księgowych oraz komunikacji z klientem.
Faktura proforma w QuoteNode to operacyjny dokument żądania zapłaty tworzony na podstawie migawki zaakceptowanej oferty. Nie jest ona fakturą podatkową, fakturą VAT, dokumentem fiskalnym ani zamiennikiem systemu księgowego.
Kiedy używać
Użyj faktury proforma, gdy klient zaakceptował ofertę, a Ty potrzebujesz formalnego żądania zapłaty przed wystawieniem ostatecznej faktury lub procesem dostawy.
Typowe przypadki użycia:
- żądania zaliczki,
- żądania kaucji,
- wewnętrzne przekazanie przed ostatecznym wystawieniem faktury,
- instrukcje płatności dla klienta powiązane z zaakceptowaną ofertą.
Źródło danych
Faktury proforma są generowane na podstawie migawki zaakceptowanej oferty, a nie z bieżącego, zmiennego katalogu produktów.
Oznacza to, że wygenerowany dokument może zachować:
- kontekst klienta i dane kontaktowe,
- numer źródłowej oferty,
- zaakceptowane pozycje,
- sumy i walutę,
- referencję płatności,
- wybrane warunki płatności,
- dane bankowe skonfigurowane dla waluty oferty.
Podstawowy przebieg pracy
- Otwórz zaakceptowaną ofertę.
- Otwórz sekcję proforma w szczegółach oferty.
- Wybierz warunki płatności lub wprowadź własny tekst płatności.
- Opcjonalnie podaj datę dostawy.
- Wygeneruj fakturę proforma.
- Pobierz plik PDF i zweryfikuj go przed udostępnieniem.
- Oznacz fakturę proforma jako opłaconą lub anulowaną, gdy zmieni się jej status operacyjny.
Nic nie jest generowane automatycznie w tle. Operator decyduje, kiedy faktura proforma powinna zostać utworzona.
Warunki płatności i dane bankowe
Generator faktur proforma może korzystać ze skonfigurowanych szablonów warunków płatności oraz kont bankowych sprzedawcy. Wybór konta bankowego odbywa się w miarę możliwości zgodnie z walutą oferty.
Przed wysłaniem faktury proforma do klienta zweryfikuj:
- konto bankowe,
- referencję płatności,
- termin płatności,
- walutę,
- sumy,
- sformułowania prawne,
- czy dokument jest dozwolony w Twojej jurysdykcji.
Statusy
Faktura proforma może zostać wystawiona, oznaczona jako opłacona lub anulowana. Zmiany statusu służą wyłącznie śledzeniu operacyjnemu. Nie powodują one zaksięgowania operacji i nie zastępują zewnętrznego procesu fakturowania ani prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Ostrzeżenie dotyczące wersji beta
Traktuj ten moduł jako eksperymentalny.
Nie polegaj na fakturach proforma w QuoteNode jako oficjalnych dokumentach podatkowych czy księgowych, chyba że Twój księgowy, doradca prawny oraz lokalne przepisy potwierdzą, że konkretne zastosowanie jest dopuszczalne. Zachowaj swój system księgowy jako źródło prawdy dla ostatecznych faktur i ewidencji fiskalnej.