Workflow Sprzedaży
Jak utworzyć ofertę
Jak wygląda rzeczywisty proces tworzenia ofert w QuoteNode: od wyboru klienta i kontekstu cennika po sekcje, wysyłkę, PDF i udostępnianie.
Jak utworzyć ofertę
Kreator oferty w QuoteNode to coś więcej niż formularz z pozycjami. To operacyjne centrum, w którym spotykają się kontekst klienta, logika cenowa z katalogu, wybór szablonu, dostawa i sposób udostępnienia klientowi.
Ten przewodnik opisuje rzeczywisty proces wspierany dziś przez aplikację.
Zacznij od właściwego punktu wejścia
Są dwa najczęstsze sposoby rozpoczęcia pracy:
- utworzenie nowego szkicu z modułu Offers,
- start z poziomu wybranego cennika, gdy od razu znasz kontekst cenowy.
Druga ścieżka jest istotna, bo QuoteNode potrafi zachować kontekst katalogu, jeśli oferta powstaje z poziomu cennika. To zmniejsza przełączanie się między widokami i ułatwia zachowanie jasnego zakresu handlowego od pierwszego kroku.
Krok 1 - Wybierz odbiorcę
Kreator wspiera więcej niż prosty model „wybierz jednego klienta”.
Możesz przygotować ofertę dla:
- konkretnego istniejącego klienta,
- nowego klienta dodanego bez opuszczania kreatora,
- otwartego odbiorcy, gdy szkic nie jest jeszcze przypisany do jednej firmy lub osoby.
Dla ofert kierowanych do konkretnego klienta QuoteNode pozwala wyszukiwać po firmie, kontakcie albo identyfikatorach podatkowych. W razie potrzeby klienta można dodać bez opuszczania workflow oferty.
Krok 2 - Wskaż kontakt i termin ważności
Po wyborze klienta możesz wskazać osobę kontaktową, która ma pojawić się w handlowym kontekście oferty.
To przydaje się, gdy:
- firma ma kilku interesariuszy,
- handlowiec chce poprawnie zaadresować dokument,
- link publiczny i e-mail mają jednoznacznie pasować do odbiorcy.
Na tym etapie ustawiasz również:
- termin ważności,
- notatki wewnętrzne widoczne tylko dla zespołu.
Notatki wewnętrzne nie są widoczne dla klienta. Nie pojawiają się w e-mailach, PDF ani linkach publicznych.
Krok 3 - Ustaw handlowe parametry szkicu
Zanim dodasz pozycje, ustaw bazę handlową dokumentu.
QuoteNode wspiera:
- walutę oferty,
- tryb wyświetlania cen,
- globalny rabat procentowy lub kwotowy,
- wybór rodziny szablonu,
- modelu dostawy.
To ważne, bo QuoteNode nie zbiera tylko wierszy pozycji. Przygotowuje dokument handlowy dla klienta, który może wymagać innego trybu cenowego, innej rodziny szablonu albo innej polityki dostawy niż domyślny standard workspace’u.
Krok 4 - Dodaj pozycje z katalogu
Dla większości ofert rdzeń dokumentu pochodzi z katalogu produktów.
Po dodaniu produktu katalogowego QuoteNode może automatycznie uzupełnić:
- nazwę produktu,
- SKU,
- opis,
- jednostkę,
- kontekst VAT,
- zdjęcia, jeśli są dostępne,
- cenę już skorygowaną przez logikę katalogu i klienta.
Jeśli szkic został rozpoczęty z poziomu cennika, ten kontekst cenowy może pozostać widoczny również w samym kreatorze.
Krok 5 - Dodaj pozycje niestandardowe
Nie każda pozycja ofertowa należy do katalogu wielokrotnego użytku.
QuoteNode wspiera pozycje niestandardowe dla:
- jednorazowych usług,
- tymczasowych deliverables,
- prac bespoke,
- komercyjnie unikalnych pozycji, które nie powinny od razu trafiać do standardowego katalogu.
To pozwala pozostać w jednym procesie ofertowym bez konieczności porządkowania katalogu przed rozpoczęciem pracy.
Krok 6 - Dodaj pakiet
QuoteNode wspiera również pakiety produktów.
Takie pakiety są przydatne wtedy, gdy powtarzalny zestaw handlowy powinien dodawać kilka produktów jednym ruchem. Zamiast wyszukiwać i wstawiać każdy element ręcznie, operator może rozwinąć pakiet i dodać jego pozycje do szkicu razem.
To szczególnie wygodne przy starter packach, standardowych pakietach usługowych albo często powtarzających się kombinacjach sprzętu i usług.
Krok 7 - Uporządkuj ofertę sekcjami
Oferty mogą być uporządkowane w sekcje zamiast wyświetlać wszystko jako jedną płaską listę.
To przydaje się przy:
- oddzielaniu sprzętu od usług,
- rozdzielaniu wdrożenia od wsparcia cyklicznego,
- grupowaniu opcji i dodatków,
- utrzymaniu czytelności dłuższych ofert technicznych.
Sekcje mają znaczenie także później, bo wpływają na sposób odbioru dokumentu przez klienta w PDF i w widoku linku publicznego.
Krok 8 - Sprawdź sumy, rabaty i dostawę
QuoteNode wspiera zarówno korekty na poziomie wiersza, jak i na poziomie całego szkicu.
Podczas review operator może pracować na:
- ilościach i nadpisaniach pozycji,
- rabatach per pozycja,
- globalnym rabacie oferty,
- polityce dostawy,
- wyliczanych opcjach dostawy dla zapisanych szkiców.
Dostawa nie jest tu dodatkiem na końcu. Produkt wspiera zarówno podstawowe polityki dostawy, jak i wyliczane opcje wtedy, gdy dane pozycji na to pozwalają.
Krok 9 - Zapisz, sprawdź i przygotuj output dla klienta
Gdy szkic jest już poprawny handlowo, zapisz go i przejdź do przygotowania materiału dla klienta.
Na tym etapie QuoteNode wspiera:
- generowanie PDF,
- tworzenie linku publicznego,
- wysyłkę z aplikacji, jeśli SMTP jest skonfigurowane.
Wybrana wcześniej rodzina szablonu i ustawienia dokumentu zaczynają tu bezpośrednio wpływać na to, co zobaczy odbiorca.
Linki publiczne i tryb bez e-maila
QuoteNode potrafi działać także wtedy, gdy wysyłka e-mail w workspace’ie jest świadomie wyłączona.
W takim trybie operator nadal może:
- wygenerować link publiczny,
- wygenerować PDF,
- skopiować treść gotową do udostępnienia,
- oznaczyć ofertę jako wysłaną dopiero wtedy, gdy została rzeczywiście przekazana poza aplikacją.
To ważne dla zespołów, które chcą pracować na ofertach zanim SMTP będzie gotowe albo wolą udostępniać dokumenty innymi kanałami.
Co dzieje się po wysłaniu
Po wysłaniu oferty QuoteNode tworzy niemutowalny snapshot stanu dokumentu używany potem do renderowania materiałów klientowskich i śledzenia cyklu życia.
Snapshot zachowuje to, co naprawdę zostało zaoferowane w danym momencie, razem z kontekstem cenowym i prezentacyjnym. To właśnie on stanowi podstawę dla PDF, audytu i dalszej historii oferty.
Reużywalne procesy po pierwszym szkicu
Tworzenie oferty nie kończy się na „nowym szkicu”.
QuoteNode wspiera także scenariusze ponownego użycia, takie jak:
- klonowanie szkicu,
- użycie oferty jako wzorca,
- przedłużenie ważności przez nowy szkic,
- odnowienie na podstawie bieżącego katalogu,
- rozwiązywanie konfliktów odnowienia, gdy dawniej wyceniona pozycja katalogowa nie nadaje się już do bezpiecznego ponownego użycia.
To istotne, bo właśnie w powtarzalnym ofertowaniu najczęściej pojawia się prawdziwy zysk operacyjny.