Sales Workflows
Come creare un'offerta
Come QuoteNode gestisce workflow reali di creazione offerte, dalla selezione del cliente e dal contesto catalogo fino a sezioni, spedizione, PDF e condivisione pubblica.
Creare un’offerta
Il creatore di offerte di QuoteNode e molto piu di un semplice form con righe. E il centro operativo in cui convergono contesto cliente, prezzi di catalogo, template, spedizione e condivisione.
Questa guida descrive il workflow reale supportato dall’applicazione oggi.
Iniziare dal punto corretto
Esistono due modi comuni per iniziare:
- aprire una nuova bozza da Offers
- partire da un workflow con un listino gia selezionato quando il contesto commerciale e gia noto
Il secondo percorso conta perche QuoteNode puo mantenere il contesto di catalogo quando il preventivo nasce da una superficie di listino. Questo riduce i cambi di contesto e rende piu chiaro lo scope commerciale sin dal primo passaggio.
Passo 1 - Scegliere il destinatario
Il creatore non supporta solo il semplice modello “scegli un cliente”.
Puoi preparare un’offerta per:
- un cliente esistente specifico
- un nuovo cliente creato inline
- un workflow ad audience aperta, quando la bozza non e ancora legata a un solo cliente
Per offerte orientate a cliente, QuoteNode consente la ricerca per azienda, contatto o identificativi fiscali. Se serve, puoi anche creare il cliente senza uscire dal flusso dell’offerta.
Passo 2 - Selezionare contatto e validita
Una volta scelto il cliente, seleziona la persona di contatto che deve apparire nel contesto commerciale dell’offerta.
Questo e utile quando:
- l’azienda ha piu stakeholder
- il commerciale vuole indirizzare correttamente il documento
- il link pubblico e l’email devono corrispondere chiaramente al destinatario previsto
In questa fase imposti anche:
- la data di validita
- note interne che restano nel team
Le note interne non sono visibili al cliente. Non compaiono in email, PDF o link pubblici.
Passo 3 - Definire i default commerciali della bozza
Prima di aggiungere righe, configura la base commerciale del documento.
QuoteNode supporta:
- valuta dell’offerta
- modalita di visualizzazione prezzi
- sconto globale percentuale o importo fisso
- selezione della famiglia di template
- approccio alla spedizione
Questo e importante perche QuoteNode non si limita a raccogliere righe. Sta preparando un artefatto commerciale rivolto al cliente, che puo richiedere una modalita prezzi diversa, un template diverso o una policy di spedizione diversa dal default del workspace.
Passo 4 - Aggiungere articoli dal catalogo
Per la maggior parte delle offerte, il cuore del documento proviene dal catalogo prodotti.
Quando aggiungi un prodotto di catalogo, QuoteNode puo portare dentro:
- nome prodotto
- SKU
- descrizione
- unita
- contesto IVA
- immagini, se configurate
- prezzi gia adattati dalla logica di catalogo e cliente
Se la bozza e partita da un contesto di listino, quello scope commerciale puo restare visibile all’interno del creator.
Passo 5 - Aggiungere articoli custom quando serve
Non tutte le righe appartengono al catalogo riutilizzabile.
QuoteNode supporta articoli personalizzati per:
- servizi una tantum
- deliverable temporanei
- lavoro su misura
- righe commercialmente uniche che non devono diventare prodotti standard
Questo permette al team di rimanere dentro un unico workflow di bozza senza dover prima ripulire il catalogo.
Passo 6 - Aggiungere bundle per pacchetti ricorrenti
QuoteNode supporta anche i bundle.
I bundle sono utili quando un pacchetto commerciale ricorrente deve aggiungere piu prodotti in un solo passaggio. Invece di cercare e inserire manualmente ogni componente, l’operatore puo risolvere il bundle e aggiungere insieme tutte le sue righe.
Questo e particolarmente utile per starter pack, pacchetti di servizio standard o combinazioni ricorrenti di hardware e servizio.
Passo 7 - Organizzare il preventivo con sezioni
Le offerte possono essere strutturate in sezioni invece di essere mostrate come un’unica lista piatta.
Questo aiuta a:
- separare attrezzature e servizi
- dividere implementazione e supporto ricorrente
- raggruppare opzionali e add-on
- mantenere leggibili i preventivi tecnici piu lunghi
Le sezioni contano anche in seguito, perche influenzano il modo in cui il cliente percepisce il documento nei PDF e nelle viste tramite link pubblico.
Passo 8 - Rivedere totali, sconti e spedizione
QuoteNode supporta aggiustamenti commerciali sia a livello di riga sia a livello di bozza.
Durante la review, l’operatore puo lavorare con:
- quantita di riga e override
- sconti per riga
- sconto globale della bozza
- policy di spedizione
- opzioni di spedizione calcolate per bozze salvate
La spedizione non viene trattata come un ripensamento finale. Il prodotto supporta sia policy iniziali sia opzioni calcolate quando i dati degli articoli lo permettono.
Passo 9 - Salvare, anteporre e preparare l’output per il cliente
Quando la bozza e commercialmente corretta, salvala ed entra nel flusso di preparazione rivolto al cliente.
Da qui QuoteNode supporta:
- generazione PDF
- generazione di link pubblico
- invio email in-app quando SMTP e configurato
La famiglia di template e le impostazioni documentali scelte in precedenza diventano ora decisive, perche influenzano direttamente cio che vedra il cliente.
Link pubblici e modalita senza email
QuoteNode puo funzionare anche quando la consegna email del workspace e disabilitata intenzionalmente.
In questa modalita, l’operatore puo comunque:
- generare un link pubblico
- generare un PDF
- copiare contenuti pronti da condividere
- segnare l’offerta come inviata solo quando e stata davvero condivisa fuori dall’app
Questo e importante per team che hanno bisogno di workflow di quotazione prima dell’approvazione SMTP o che preferiscono condividere le offerte tramite altri canali.
Cosa succede quando l’offerta viene inviata
Una volta inviata, QuoteNode crea uno snapshot immutabile dello stato del documento, usato per output verso il cliente e tracciamento del lifecycle.
Quello snapshot conserva cio che e stato effettivamente offerto in quel momento, incluso il contesto di prezzo e presentazione. E la base per il rendering successivo del PDF, per l’auditabilita e per la cronologia dell’offerta.
Workflow di riuso dopo la prima bozza
La creazione dell’offerta non si ferma a “nuova bozza”.
QuoteNode supporta anche pattern di riuso come:
- clone
- use as template
- extend validity tramite nuova bozza
- renew dal catalogo corrente
- gestione di conflitti di rinnovo quando un articolo precedentemente quotato non e piu rinnovabile in modo sicuro
Questi flussi contano perche la vera velocita operativa si guadagna spesso nella quotazione ripetuta.