Sales Workflows
Como crear una oferta
Como QuoteNode gestiona workflows reales de creacion de ofertas, desde la seleccion del cliente y el contexto de catalogo hasta secciones, envio, PDF y comparticion publica.
Crear una oferta
El creador de ofertas de QuoteNode es mas que un formulario con lineas. Es el centro operativo donde confluyen el contexto del cliente, los precios de catalogo, las plantillas, el envio y la comparticion.
Esta guia explica el flujo real que la aplicacion soporta hoy.
Empezar por el punto de entrada correcto
Hay dos formas habituales de empezar:
- iniciar un nuevo borrador desde Offers
- empezar desde un workflow de lista de precios ya seleccionada cuando ya conoces el contexto comercial
La segunda ruta importa porque QuoteNode puede conservar el contexto del catalogo cuando la cotizacion nace desde una superficie de lista de precios. Eso reduce cambios de contexto y aclara el alcance comercial desde el primer paso.
Paso 1 - Elegir la audiencia
El creador soporta mas que un simple modelo de “elige un cliente”.
Puedes preparar una oferta para:
- un cliente existente concreto
- un cliente nuevo creado en linea
- un flujo de audiencia abierta cuando la oferta no esta ligada a un unico cliente en el momento del borrador
Para ofertas orientadas a cliente, QuoteNode permite buscar por empresa, contacto o identificadores fiscales. Si hace falta, tambien puedes dar de alta al cliente sin salir del flujo de la oferta.
Paso 2 - Seleccionar el contacto y la validez
Una vez elegido el cliente, selecciona la persona de contacto que debe aparecer en el contexto comercial de la oferta.
Esto es util cuando:
- la empresa tiene varios interlocutores
- el comercial quiere dirigir correctamente el documento
- el enlace publico y el correo deben coincidir claramente con el destinatario previsto
En esta fase tambien ajustas:
- fecha de validez
- notas internas que solo permanecen dentro del equipo
Las notas internas no se muestran al cliente. No aparecen en correos, PDF ni enlaces publicos.
Paso 3 - Definir los valores comerciales del borrador
Antes de anadir items, configura la base comercial del documento.
QuoteNode soporta:
- moneda de la oferta
- modo de visualizacion de precios
- descuento global porcentual o importe fijo
- seleccion de familia de plantillas
- enfoque de envio
Esto importa porque QuoteNode no solo recopila filas. Esta preparando un artefacto comercial orientado al cliente que puede requerir un modo de precios distinto, una familia de plantillas distinta o una politica de envio distinta a la predeterminada del workspace.
Paso 4 - Anadir items desde el catalogo
En la mayoria de las ofertas, el nucleo del documento procede del catalogo de productos.
Cuando anades un producto de catalogo, QuoteNode puede incorporar:
- nombre del producto
- SKU
- descripcion
- unidad
- contexto de IVA
- imagenes cuando estan configuradas
- precios ya ajustados por la logica de catalogo y cliente
Si el borrador se inicio desde un contexto de lista de precios, ese alcance comercial puede seguir visible dentro del creador.
Paso 5 - Anadir items personalizados cuando haga falta
No todas las lineas pertenecen al catalogo reutilizable.
QuoteNode soporta items personalizados para:
- servicios puntuales
- entregables temporales
- trabajo a medida
- lineas comercialmente unicas que no deben convertirse en productos estandar
Esto permite que el equipo se mantenga dentro de un unico flujo de borrador sin obligarle a limpiar el catalogo antes.
Paso 6 - Anadir bundles para paquetes recurrentes
QuoteNode tambien soporta bundles.
Los bundles son utiles cuando un paquete comercial recurrente debe anadir varios productos de una sola vez. En lugar de buscar e insertar cada componente manualmente, el operador puede resolver el bundle y anadir todos sus items al borrador juntos.
Esto es especialmente util para starter packs, paquetes de servicio estandar o combinaciones repetidas de hardware y servicio.
Paso 7 - Organizar la oferta con secciones
Las ofertas pueden estructurarse en secciones en lugar de mostrarse como una lista plana.
Esto ayuda a:
- separar equipamiento de servicios
- dividir implantacion de soporte recurrente
- agrupar opcionales o add-ons
- mantener legibles las ofertas tecnicas largas
Las secciones tambien importan despues porque dan forma a como el cliente percibe el documento en PDF y en la vista del enlace publico.
Paso 8 - Revisar totales, descuentos y envio
QuoteNode soporta ajustes comerciales tanto a nivel de linea como a nivel de borrador.
Durante la revision, el operador puede trabajar con:
- cantidad por linea y overrides
- descuentos por linea
- descuento global del borrador
- politica de envio
- opciones de envio calculadas para borradores guardados
El envio no se trata como un detalle secundario. El producto soporta tanto politicas basicas como opciones calculadas cuando los datos de los items lo permiten.
Paso 9 - Guardar, previsualizar y preparar la salida para el cliente
Cuando el borrador ya es comercialmente correcto, guardalo y entra en el flujo de preparacion orientado al cliente.
Desde ahi, QuoteNode soporta:
- generacion de PDF
- generacion de enlace publico
- envio de correo desde la app cuando SMTP esta configurado
La familia de plantillas y los ajustes del documento elegidos antes pasan a importar directamente porque afectan a lo que vera el cliente.
Enlaces publicos y modo sin correo
QuoteNode puede funcionar incluso cuando la entrega por correo del workspace esta desactivada de forma intencionada.
En ese modo, el operador todavia puede:
- generar un enlace publico
- generar un PDF
- copiar contenido listo para compartir
- marcar la oferta como enviada solo cuando realmente se compartio fuera de la app
Esto es importante para equipos que necesitan un workflow de ofertas antes de aprobar SMTP o que prefieren compartir por otros canales.
Que ocurre cuando la oferta se envia
Una vez enviada una oferta, QuoteNode crea un snapshot inmutable del estado del documento que se usa para la salida orientada al cliente y para el seguimiento del ciclo de vida.
Ese snapshot conserva lo que realmente se ofrecio en ese momento, incluido el contexto de precios y presentacion. Es la base para el renderizado posterior del PDF, la auditabilidad y el historial de la oferta.
Flujos de reutilizacion despues del primer borrador
La creacion de ofertas no termina en “nuevo borrador”.
QuoteNode tambien soporta patrones de reutilizacion como:
- clonar
- usar como plantilla
- ampliar validez mediante un nuevo borrador
- renovar desde el catalogo actual
- resolver conflictos de renovacion cuando un item cotizado antes ya no puede renovarse con seguridad
Estos flujos importan porque la velocidad operativa real suele ganarse en la cotizacion repetida.